Kui kaks või enam inimest vahetavad sõnumeid, tegelevad nad põhilise suhtlusprotsessiga. Kõlab lihtsalt, kas pole? Suhtlusprotsess on aga tegelikult üsna keeruline. Sellel pole mitte ainult mitu komponenti, vaid ka sõnumi selgust ja konteksti võivad mitmed tegurid mõjutada kas positiivselt või negatiivselt.
Suhtlusprotsessist on oluline aru saada, et suuta tõhusalt suhelda ja vältida vääritõlgendamist. Selles artiklis vaatleme kommunikatsiooni komponente ja suhtlusprotsessi mudelit. Seejärel uurime organisatsiooni kommunikatsiooni lähenemisviise ja protsesse. Lõpuks arutame meilisuhtluse protsessi.
Sisukord
Suhtlus on verbaalsete ja mitteverbaalsete sõnumite vahetamise protsess. Kommunikatsiooni saame tuvastada, määratledes selle komponendid järgmiselt:
Kontekst on keskkond, milles toimub suhtlus ja hõlmab organisatsiooni, kultuuri ja kogukonda. Lisaks mõjutavad konteksti välised stiimulid, näiteks kohtumised, juhuslikud vestlused, e-kirjad, memod jne ja sisemised stiimulid, näiteks arvamused ja emotsioonid. Ainult siis, kui arvestada kõigi konteksti aspektidega, saab suhelda tõhusalt.
Saatja kasutab suhtlemiseks sõnade, sümbolite, graafikute ja piltide kombinatsiooni. Kõneleja on suulise suhtluse kodeerija ja kirjutaja on kirjaliku suhtluse kodeerija.
Saatja ja vastuvõtja vahel vahetatav teave loob tahtliku või tahtmatu sõnumi. Et sõnum oleks arusaadav, peab sõnumi saatja arvestama kontekstiga. Lisaks peab sõnum sisaldama selget keelt koos vajalike määratluste, näidete või graafikaga, et arusaadavust tagada.
Meedium - kanal, mille kaudu sõnum saadetakse - võib olla elektrooniline, heli- või trükitud. Meediumi valikut mõjutavad:
Kasutage suulist meediat, kui teie teade on kiireloomuline, isiklik või kui soovite kohe tagasisidet. Kasutage kirjalikku infokandjat, kui see on tehniline, formaalne või vajab dokumenteerimist.
Suhtluse kuulaja või lugeja tõlgendab sõnumit. Vastuvõtjat mõjutavad nii kontekst kui ka välised ja sisemised stiimulid. Kui vastuvõtjal on erapoolikud arvamused või väärad arusaamad, ei pruugita sõnumit õigesti vastu võtta. Suhtumine ja isiksus mõjutavad ka vastuvõtjat.
Tagasiside on vastuvõtja reageerimine - nende reaktsioon suhtlusele. Vaikimine võib olla tagasiside vorm või vastuvõtja võib vastata suuliselt või kirjalikult. Tagasiside abil kinnitatakse, et sõnumist mõisteti aru ja kas kõik vajalikud toimingud on võetud.
Kõik komponendid peavad tõhusalt koos töötama, et kommunikatsiooniprotsess oleks täielik ja edastaks kavandatud sõnumi.
Suhtlusprotsess viitab teabevahetusele (sõnum) kahe või enama inimese vahel. Selle teabevahetuse õnnestumiseks peavad mõlemad pooled suutma teavet vahetada ja üksteist mõista. Suhtlus ebaõnnestub, kui teabevoog on mingil põhjusel blokeeritud või kui suhelda üritavad isikud ei saa endast aru. Et mõista vaid seda, mis on kommunikatsioon - selle eesmärk ja väärtus -, peame mõistma suhtlusprotsessi mudelit.
Samm 1 Enne suhtlemist või sõnumi edastamist alustage oma eesmärke.
2. samm Tuvastage oma suhtluse vastuvõtjad (sihtrühm).
3. samm Valige oma suhtlusmeetod.
4. samm Mõelge oma vastuvõtja (te) le.
5. samm Viige oma suhtlus saadud tagasisidega vastavusse.
Teabe edastamise, vastuvõtmise ja tõlgendamise viis võib mõjutada suhtlusprotsessi:
Kommunikatsiooniprotsessi mudel aitab meil määratleda, kes suhtlemises osaleb ja mis peab toimuma. See on raamistik, millele saame ehitada eduka individuaalse ja organisatsioonilise suhtluse.
Ehkki organisatsiooni kommunikatsiooni kohta on palju määratlusi, määratleme meie jaoks organisatsiooni kommunikatsiooni kui sõnumite saatmist ja vastuvõtmist konkreetses keskkonnas või keskkonnas (organisatsioonis), et saavutada omavahel seotud inimeste ühised, individuaalsed eesmärgid.
Organisatsioonilise kommunikatsiooni protsess hõlmab kirjade (mitteverbaalselt) või isiklikult (verbaalselt) sõnumite saatmist ja vastuvõtmist. Suur osa organisatsioonilisest kommunikatsioonist hõlmab teabe edastamist. Keerulisem suhtlus, näiteks konfliktide lahendamine, nõuab aga oskust töödelda tähendusi ja pidada läbirääkimisi, kasutades organisatsiooni reegleid.
Sõltumata sellest, kas suhtlemist peetakse lihtsaks või keerukamaks, mõistmiseks peab sõnum olema selge, lakooniline ja vältima poliitiliselt või kultuuriliselt tõrjutud keelt. Organisatsioonid peavad modelleerima tõhusa suhtlemisoskuse:
Organisatsiooniline kommunikatsioon sõltub nii kontekstist kui ka kultuurist, kuna inimesed edastavad sõnumeid ja teavet kirjalikult, elektrooniliselt ja näost näkku. Organisatsiooni olemus ja funktsioon (kontekst) mõjutavad kommunikatsiooni. Lisaks on igal organisatsioonil oma ainulaadne kultuur. Et suhtlus organisatsioonis edukas oleks, peavad nii kontekst kui ka kultuur kokku langema ja koos töötama.
Organisatsiooniline kommunikatsioon loob suhteid organisatsiooni liikmete ja välise avalikkusega. Organisatsiooni edukus sõltub selle liikmete võimest tõhusalt suhelda. Organisatsioonis edukaks suhtlemiseks vajavad töötajad võimekust avaliku esinemise, kuulamise ja inimestevahelise suhtluse alal. Edukas organisatsioon pakub koolitust oma töötajate edu kindlustamiseks.
Organisatsioonilisest kommunikatsioonist saavad organisatsioonid kasu mitmel viisil:
Töötajate suhtluse arendamiseks ja täiustamiseks on oluline mõista organisatsiooni kommunikatsiooni lähenemisviise ja protsesse. Iga organisatsioon peab määratlema oma tõhusa suhtluse lähenemisviisi, määratledes protsessid, mida nad rakendavad nii sisemise kui ka välise suhtluse tõhustamiseks.
Organisatsioonidel peavad igapäevaseks edukaks toimimiseks olema kompetentsed suhtlejad. Alates ettevõtte veebisaidilt kuni töötajate käsiraamatu ja lõpetamisintervjuuni peab organisatsiooni iga suhtlemise aspekt toimima koos, et edastada organisatsiooni kavatsust, kultuuri ja kohustusi nii sise- kui ka välistöötajatele.
E-post on valik, mida paljud teevad sõnumi edastamiseks meediumina. Ehkki selle kasutamine on kiire ja suhteliselt lihtne, tuleb selle tõhusaks kasutamiseks veenduda, et nad saavad aru e-kirjavahetuse protsessist ja eesmärgist.
E-posti suhtlemisel on viis komponenti:
# 1 Saatja
E-kirjade edukas edastamine eeldab, et saatja (nimetatakse ka allikaks või suhtlejaks) kodeerib soovitud vastuse saamiseks sõnumi graafikute, sümbolite, sõnade ja piltide kombinatsiooniga.
# 2 vastuvõtja
Vastuvõtja (tõlk) mõistab saatja meilisõnumit selle dekodeerimise ja tõlgendamise kaudu.
# 3 sõnum
E-kirja sõnum või sisu on teave, mida saatja soovib vastuvõtjale edastada.
# 4 Keskmine
Meedium, mida nimetatakse ka kanaliks, on sõnumi edastamise viis. E-posti abil on andmekandja arvuti või mobiiltelefon.
# 5 tagasiside
Kui meilisõnum on edukalt edastatud, vastu võetud ja sellest aru saadud, loetakse tagasisideks vastuse saaja vastusest arusaamist - kas suulist või kirjalikku - mõistmist. Tagasiside aitab meil kindlaks teha, kas oleme oma eesmärgi saavutanud.
E-posti abil on hõlbus suhelda teistega igal ajal ja igas kohas, eriti nutitelefoni tulekuga. Lisaks on vastuvõtjal võimalus kohe vastata. Lisaks selle suhtlusmeetodi eelistele on ka mõned probleemid. Peame meeles pidama, et e-post on suhtlusvahend ja mitte lubama sellel meie tegevusi juhtida, vaid pigem kasutama seda oma kommunikatsioonieesmärkide saavutamiseks. Selleks tehke järgmist.
Inimesed eeldavad, et e-posti teel toimuv suhtlus on otsene ja asjalik. Esimesed paar rida peaksid edastama teie e-posti eesmärgi ja andma adressaadile vajaduse korral vastuse, kuna paljud süsteemid võimaldavad adressaadil e-kirja algust enne selle avamist lugeda.
E-posti teel toimuv suhtlus mängib olulist rolli inimese igapäevases tööelus, rikastades ja hõlbustades äritegevust teabe vahetamise võimalusega sõltumata asukohast ja ajast. Kuid töötajad kurdavad sageli e-kirjade mahu pärast, mida nad saavad ja millega nad peavad tegutsema. Lisaks tähendab e-posti kasutamise võimalus igal ajal seda, et töötajad on sageli eemal organisatsiooni e-kirjadega tööst eemal. Töötajatega seotud stressi vältimiseks vajavad töötajad isikliku kontrolli tunnet. See laieneb võimalusele saada e-kirju ja neile vajadusel vastata.
Suhtlemine on nii verbaalsete kui ka mitteverbaalsete sõnumite edastamise ja vastuvõtmise protsess. Kuna tõhus suhtlus on dialoog, mitte monoloog, on see efektiivne ainult siis, kui see toob vastuvõtjalt soovitud vastuse. Eduka suhtlejana tuleb edastada piisavalt teavet, mõtteid ja tundeid viisil, et teisi motiveerida, õpetada ja teavitada. Peab valima parima meediumi, tundma vastuvõtjat ja kasutama tagasisidet suhtluse tõhususe jälgimiseks ja vastavalt muutmiseks. Selles artiklis sisalduva teabe ja tööriistade kasutamine aitab mõista ja kasutada suhtlusprotsessi tõhusaks suhtlejaks.