Gottamentor.Com
Gottamentor.Com

Mis on suhtlusprotsessi sammud ja mudel?

What is Communication Process Steps & Model

Kui kaks või enam inimest vahetavad sõnumeid, tegelevad nad põhilise suhtlusprotsessiga. Kõlab lihtsalt, kas pole? Suhtlusprotsess on aga tegelikult üsna keeruline. Sellel pole mitte ainult mitu komponenti, vaid ka sõnumi selgust ja konteksti võivad mitmed tegurid mõjutada kas positiivselt või negatiivselt.


Suhtlusprotsessist on oluline aru saada, et suuta tõhusalt suhelda ja vältida vääritõlgendamist. Selles artiklis vaatleme kommunikatsiooni komponente ja suhtlusprotsessi mudelit. Seejärel uurime organisatsiooni kommunikatsiooni lähenemisviise ja protsesse. Lõpuks arutame meilisuhtluse protsessi.

Sisukord


  • 1 Kommunikatsiooni komponendid
    • 1.1 Kontekst
    • 1.2 Saatja / kodeerija
    • 1.3 Sõnum
    • 1.4 Keskmine
    • 1.5 vastuvõtja (dekooder)
    • 1.6 Tagasiside
  • 2 Suhtlusprotsessi mudel
    • 2.1 Kommunikatsiooniprotsessi mudeli viis põhietappi
  • 3 Organisatsioonilise suhtluse lähenemisviisid ja protsessid
    • 3.1 E-posti suhtlusprotsess
    • 3.2 Hoidke oma e-posti aadress lühidalt
  • 4. Järeldus
    • 4.1 Seotud postitused

Suhtluse komponendid

Suhtlus on verbaalsete ja mitteverbaalsete sõnumite vahetamise protsess. Kommunikatsiooni saame tuvastada, määratledes selle komponendid järgmiselt:

Sisu

Kontekst on keskkond, milles toimub suhtlus ja hõlmab organisatsiooni, kultuuri ja kogukonda. Lisaks mõjutavad konteksti välised stiimulid, näiteks kohtumised, juhuslikud vestlused, e-kirjad, memod jne ja sisemised stiimulid, näiteks arvamused ja emotsioonid. Ainult siis, kui arvestada kõigi konteksti aspektidega, saab suhelda tõhusalt.


Saatja / kodeerija

Saatja kasutab suhtlemiseks sõnade, sümbolite, graafikute ja piltide kombinatsiooni. Kõneleja on suulise suhtluse kodeerija ja kirjutaja on kirjaliku suhtluse kodeerija.



Sõnum

Saatja ja vastuvõtja vahel vahetatav teave loob tahtliku või tahtmatu sõnumi. Et sõnum oleks arusaadav, peab sõnumi saatja arvestama kontekstiga. Lisaks peab sõnum sisaldama selget keelt koos vajalike määratluste, näidete või graafikaga, et arusaadavust tagada.


Keskmine

Meedium - kanal, mille kaudu sõnum saadetakse - võib olla elektrooniline, heli- või trükitud. Meediumi valikut mõjutavad:

  • Saatja ja vastuvõtja suhe
  • Sõnumi olemus

Kasutage suulist meediat, kui teie teade on kiireloomuline, isiklik või kui soovite kohe tagasisidet. Kasutage kirjalikku infokandjat, kui see on tehniline, formaalne või vajab dokumenteerimist.


Vastuvõtja (dekooder)

Suhtluse kuulaja või lugeja tõlgendab sõnumit. Vastuvõtjat mõjutavad nii kontekst kui ka välised ja sisemised stiimulid. Kui vastuvõtjal on erapoolikud arvamused või väärad arusaamad, ei pruugita sõnumit õigesti vastu võtta. Suhtumine ja isiksus mõjutavad ka vastuvõtjat.

Tagasiside

Tagasiside on vastuvõtja reageerimine - nende reaktsioon suhtlusele. Vaikimine võib olla tagasiside vorm või vastuvõtja võib vastata suuliselt või kirjalikult. Tagasiside abil kinnitatakse, et sõnumist mõisteti aru ja kas kõik vajalikud toimingud on võetud.


Kõik komponendid peavad tõhusalt koos töötama, et kommunikatsiooniprotsess oleks täielik ja edastaks kavandatud sõnumi.

naljamängud lastele

Suhtlusprotsessi mudel

Communication Process Model


Suhtlusprotsess viitab teabevahetusele (sõnum) kahe või enama inimese vahel. Selle teabevahetuse õnnestumiseks peavad mõlemad pooled suutma teavet vahetada ja üksteist mõista. Suhtlus ebaõnnestub, kui teabevoog on mingil põhjusel blokeeritud või kui suhelda üritavad isikud ei saa endast aru. Et mõista vaid seda, mis on kommunikatsioon - selle eesmärk ja väärtus -, peame mõistma suhtlusprotsessi mudelit.

Kommunikatsiooniprotsessi mudeli viis põhietappi

Samm 1 Enne suhtlemist või sõnumi edastamist alustage oma eesmärke.

  • Mis on / on eesmärk (id)?
  • Milliseid toiminguid soovite, et sõnumi saanud inimene astuks pärast sõnumist aru saamist?
  • Miks on sõnum oluline?

2. samm Tuvastage oma suhtluse vastuvõtjad (sihtrühm).

  • Võimaldab teie sõnumit optimaalseks mõistmiseks kohandada.
  • Võimaldab teil sihtida neid, kes sobivad teie sõnumi vastuvõtmiseks.

3. samm Valige oma suhtlusmeetod.

  • Alustage oma valikut sellel, mida proovite saavutada.
  • Mõelge vastuvõtja (te) oskuste tasemele.
  • Valige sobiv vorm, st telefon, e-post, PowerPointi esitlus jne.

4. samm Mõelge oma vastuvõtja (te) le.

  • Teie vastuvõtja (te) kompetentsuse ja mõistmise tase.
  • Kuidas nad kõige paremini õpivad ja saavad teavet, s.t visuaalselt, suuliselt jne.
  • Kombineerige suhtlemisviisid kõigi vastuvõtjate vajaduste rahuldamiseks, st jaotusmaterjalid suuliste selgitustega.

5. samm Viige oma suhtlus saadud tagasisidega vastavusse.

  • Otsige mõistmise üksmeelt
  • Saate tagasiside saamisel muuta oma sõnumit, suhtluse tüüpi, stiili, tooni jne.

Teabe edastamise, vastuvõtmise ja tõlgendamise viis võib mõjutada suhtlusprotsessi:

  • Müra. Igasugused häired, mis mõjutavad sõnumi saatmist, vastuvõtmist või mõistmist.
  • Füsioloogiline müra. Häirimine on tingitud sellest, kuidas mõtleme ja tunneme, st väsimus, peavalud, nälg või muud tegurid.
  • Füüsiline müra. Keskkonnahäired, näiteks teiste põhjustatud müra, rahvahulgad, kõrge või madal temperatuur ning ere või hämar valgustus.
  • Psühholoogiline müra. Inimese tunne ja isiksus mõjutavad seda, kui tõhus on suhtlemine ja tõlgendamine, st kaitsvad tunded, mure või eelarvamused.
  • Semantiline müra. Suhtluse toimumiseks peavad sõnad olema üksteisele arusaadavad. Tehniline keel või kõnepruuk võib tekitada segadust.
  • Sisu. Suhtluse keskkond ja olukord - füüsiline, kultuuriline või sotsiaalne - võib mõjutada edukat teabevahetust.

Kommunikatsiooniprotsessi mudel aitab meil määratleda, kes suhtlemises osaleb ja mis peab toimuma. See on raamistik, millele saame ehitada eduka individuaalse ja organisatsioonilise suhtluse.

Organisatsioonilise suhtluse lähenemisviisid ja protsessid

Organizational Communication Approaches and Processes

Ehkki organisatsiooni kommunikatsiooni kohta on palju määratlusi, määratleme meie jaoks organisatsiooni kommunikatsiooni kui sõnumite saatmist ja vastuvõtmist konkreetses keskkonnas või keskkonnas (organisatsioonis), et saavutada omavahel seotud inimeste ühised, individuaalsed eesmärgid.

Organisatsioonilise kommunikatsiooni protsess hõlmab kirjade (mitteverbaalselt) või isiklikult (verbaalselt) sõnumite saatmist ja vastuvõtmist. Suur osa organisatsioonilisest kommunikatsioonist hõlmab teabe edastamist. Keerulisem suhtlus, näiteks konfliktide lahendamine, nõuab aga oskust töödelda tähendusi ja pidada läbirääkimisi, kasutades organisatsiooni reegleid.

Sõltumata sellest, kas suhtlemist peetakse lihtsaks või keerukamaks, mõistmiseks peab sõnum olema selge, lakooniline ja vältima poliitiliselt või kultuuriliselt tõrjutud keelt. Organisatsioonid peavad modelleerima tõhusa suhtlemisoskuse:

  • Intervjueerimine
  • Positiivsete töösuhete loomine
  • Toimivuse hindamine
  • Konflikti lahendamine
  • Otsuse tegemine
  • Stressijuhtimine
  • Organisatsiooniline sotsialiseerumine
  • Individuaalsed ja grupiettekanded
  • Suhtlemine välise avalikkusega

Organisatsiooniline kommunikatsioon sõltub nii kontekstist kui ka kultuurist, kuna inimesed edastavad sõnumeid ja teavet kirjalikult, elektrooniliselt ja näost näkku. Organisatsiooni olemus ja funktsioon (kontekst) mõjutavad kommunikatsiooni. Lisaks on igal organisatsioonil oma ainulaadne kultuur. Et suhtlus organisatsioonis edukas oleks, peavad nii kontekst kui ka kultuur kokku langema ja koos töötama.

Organisatsiooniline kommunikatsioon loob suhteid organisatsiooni liikmete ja välise avalikkusega. Organisatsiooni edukus sõltub selle liikmete võimest tõhusalt suhelda. Organisatsioonis edukaks suhtlemiseks vajavad töötajad võimekust avaliku esinemise, kuulamise ja inimestevahelise suhtluse alal. Edukas organisatsioon pakub koolitust oma töötajate edu kindlustamiseks.

Organisatsioonilisest kommunikatsioonist saavad organisatsioonid kasu mitmel viisil:

  • Personali kohandamine muudatustega
  • Pidevaid igapäevaseid toiminguid toetavate protseduuride, poliitika ja regulatsiooni ülesannete täitmine
  • Müügi, teenuste ja tootmise konkreetsete rollide ja vastutusega seotud ülesannete täitmine
  • Suhete arendamine edukaks suhtlemiseks, võttes arvesse tööga rahulolu, moraali ja individuaalseid hoiakuid
  • Juhtimistoimingute kavandamine, koordineerimine ja kontrollimine

Töötajate suhtluse arendamiseks ja täiustamiseks on oluline mõista organisatsiooni kommunikatsiooni lähenemisviise ja protsesse. Iga organisatsioon peab määratlema oma tõhusa suhtluse lähenemisviisi, määratledes protsessid, mida nad rakendavad nii sisemise kui ka välise suhtluse tõhustamiseks.

Organisatsioonidel peavad igapäevaseks edukaks toimimiseks olema kompetentsed suhtlejad. Alates ettevõtte veebisaidilt kuni töötajate käsiraamatu ja lõpetamisintervjuuni peab organisatsiooni iga suhtlemise aspekt toimima koos, et edastada organisatsiooni kavatsust, kultuuri ja kohustusi nii sise- kui ka välistöötajatele.

noorte jäämurdja

E-posti suhtlusprotsess

E-post on valik, mida paljud teevad sõnumi edastamiseks meediumina. Ehkki selle kasutamine on kiire ja suhteliselt lihtne, tuleb selle tõhusaks kasutamiseks veenduda, et nad saavad aru e-kirjavahetuse protsessist ja eesmärgist.

E-posti suhtlemisel on viis komponenti:

# 1 Saatja

E-kirjade edukas edastamine eeldab, et saatja (nimetatakse ka allikaks või suhtlejaks) kodeerib soovitud vastuse saamiseks sõnumi graafikute, sümbolite, sõnade ja piltide kombinatsiooniga.

# 2 vastuvõtja

Vastuvõtja (tõlk) mõistab saatja meilisõnumit selle dekodeerimise ja tõlgendamise kaudu.

# 3 sõnum

E-kirja sõnum või sisu on teave, mida saatja soovib vastuvõtjale edastada.

# 4 Keskmine

Meedium, mida nimetatakse ka kanaliks, on sõnumi edastamise viis. E-posti abil on andmekandja arvuti või mobiiltelefon.

# 5 tagasiside

Kui meilisõnum on edukalt edastatud, vastu võetud ja sellest aru saadud, loetakse tagasisideks vastuse saaja vastusest arusaamist - kas suulist või kirjalikku - mõistmist. Tagasiside aitab meil kindlaks teha, kas oleme oma eesmärgi saavutanud.

E-posti abil on hõlbus suhelda teistega igal ajal ja igas kohas, eriti nutitelefoni tulekuga. Lisaks on vastuvõtjal võimalus kohe vastata. Lisaks selle suhtlusmeetodi eelistele on ka mõned probleemid. Peame meeles pidama, et e-post on suhtlusvahend ja mitte lubama sellel meie tegevusi juhtida, vaid pigem kasutama seda oma kommunikatsioonieesmärkide saavutamiseks. Selleks tehke järgmist.

Hoidke oma e-posti aadress lühike

Inimesed eeldavad, et e-posti teel toimuv suhtlus on otsene ja asjalik. Esimesed paar rida peaksid edastama teie e-posti eesmärgi ja andma adressaadile vajaduse korral vastuse, kuna paljud süsteemid võimaldavad adressaadil e-kirja algust enne selle avamist lugeda.

  • Ole professionaalne. Pole tähtis, kellele teie e-posti aadress on adresseeritud - teie ülemus, värbamisjuht või töökaaslane - teie sisu peaks olema oma sisu ja koostisega professionaalne. Ärge kasutage lühisõnumeid, naerunägusid, segaseid fonte ega graafikat, mis pole vestluse osa. See muudab teie sisu vähem loetavaks ja seda võetakse tõsiselt.
  • Ole viisakas. Ärge kunagi alustage oma e-posti käsuga, vaid kasutage pigem tervitust, näiteks “Tere” ja adressaadi nime. Vältige kõigi suurtähtede või hüüumärkide kasutamist, kuna need annavad edasi karjumist. Sulgege oma e-kiri koos tähega, millele järgneb teie nimi.
  • Ärge lubage e-posti teel näost näkku suhtlust asendada. Mõned vestlused toimivad paremini isiklikult. Ärge kasutage näost näkku suhtlemise vältimiseks e-posti. Kui e-post ei ole suhtlemiseks parim valik, valige alternatiivne meetod. Tõhususe tagamiseks peab e-posti suhtlus olema selge, lakooniline ja arusaadav. Järgmine e-posti suhtlusprotsess aitab tagada, et teie e-post on tõhus suhtlusvahend.
  • Määrake oma e-posti eesmärk. See aitab teil otsustada, kas peaksite isegi viitsima sõnumit saata. Veenduge, et teie eesmärk oleks esimeses lõigus selgelt öeldud.
  • Määrake, milliseid toiminguid soovite e-kirja vastuvõtmiseks võtta
  • Täitke ülesanne, s.t helistada kellelegi või tellida midagi.
  • Vastake soovitud teabega.
  • Lugege meilisõnumit ilma vastuseta.
  • Otsustage, kas vajate toetavat teavet. Tuvastage ja lisage kogu toetav dokumentatsioon või teave.
  • Sõnumi kavatsuse kokkuvõtmiseks kasutage teemarea. Pärast e-kirja koostamist täitke teemarea. Veenduge, et teie sõnumi sisu oleks kokku võetud, kuna see julgustab vastuvõtjat teie sõnumit avama ja sellele vastama.

E-posti teel toimuv suhtlus mängib olulist rolli inimese igapäevases tööelus, rikastades ja hõlbustades äritegevust teabe vahetamise võimalusega sõltumata asukohast ja ajast. Kuid töötajad kurdavad sageli e-kirjade mahu pärast, mida nad saavad ja millega nad peavad tegutsema. Lisaks tähendab e-posti kasutamise võimalus igal ajal seda, et töötajad on sageli eemal organisatsiooni e-kirjadega tööst eemal. Töötajatega seotud stressi vältimiseks vajavad töötajad isikliku kontrolli tunnet. See laieneb võimalusele saada e-kirju ja neile vajadusel vastata.

Järeldus

Suhtlemine on nii verbaalsete kui ka mitteverbaalsete sõnumite edastamise ja vastuvõtmise protsess. Kuna tõhus suhtlus on dialoog, mitte monoloog, on see efektiivne ainult siis, kui see toob vastuvõtjalt soovitud vastuse. Eduka suhtlejana tuleb edastada piisavalt teavet, mõtteid ja tundeid viisil, et teisi motiveerida, õpetada ja teavitada. Peab valima parima meediumi, tundma vastuvõtjat ja kasutama tagasisidet suhtluse tõhususe jälgimiseks ja vastavalt muutmiseks. Selles artiklis sisalduva teabe ja tööriistade kasutamine aitab mõista ja kasutada suhtlusprotsessi tõhusaks suhtlejaks.